Pada dasarnya, surat resmi itu selalu digunakan untuk keperluan instansi, misalnya seperti di sekolahan. Namun meskipun terlihat cukup formal, sebenarnya pembuatan surat resmi itu tidak harus dikerjakan oleh kelompok. Karena pembuatannya bisa dikerjakan oleh individu. Hanya saja individu tersebut harus memahami betul tentang contoh surat resmi instansi sekolah yang benar dan tepat. Sehingga